Case: Aikaa säästävä työkalu sähkö­asennusten käyttöönotto­mittauksiin - Telilän Sähkötyö Oy

Toteutimme työnkulkua sujuvoittavan työkalun Telilän Sähkötyölle helpottamaan ja nopeuttamaan lakisääteisten käyttöönottotarkastuspöytäkirjojen laadintaa. Pöytäkirjojen puhtaaksi kirjoittaminen on ollut aiemmin työlästä ja aikaa vievää, mutta nyt työ sujuu sukkelasti!

Kristiina Niemi

Kirjoittaja

26.01.2024

Telilän Sähkötyö Oy, telila.fi, on vuonna 1956 perustettu sastamalalainen, sähköurakointiin keskittyvä perheyritys. Kasvavalla yrityksellä on nykyisin toimipisteet kolmella eri paikkakunnalla - Sastamalassa, Lohjalla ja Huittisissa. 

Maria Hartonen vastaa henkilöstöhallinnosta ja markkinoinnista Telilällä. Hänen työtehtäväkseen oli ajautunut kolmisen vuotta sitten myös käyttöönottotarkastuspöytäkirjojen tekeminen. Työ on lainsäädäntöön perustuvaa - tehdyistä sähkötöistä pitää tehdä käyttöönottomittaukset ja niistä tarkastuspöytäkirja. Telilässä asentaja kirjoitti paperille tekemänsä mittaukset ja Maria purki mittarista Excel-tiedoston, jossa oli mittaussuoritteet. Tiedostoon hän kirjoitti puhtaaksi asentajan merkinnät. Niiden kanssa sai olla tarkkana, että kaikki meni oikein ja oikeaan kohtaan tiedostossa. Lisäksi pöytäkirjaan merkittiin milloin ja missä mittaus on tehty, ja kuka sen on tehnyt. Pöytäkirjasta tehtiin pdf-tiedosto, joka arkistoitiin ja lähetettiin asiakkaalle. Kymmeniä tai satoja mittauksia sisältävät pöytäkirjan tekemiseen saattoi kulua 1-2,5 tuntia työtä. Yleensä viikosta kului yksi päivä pöytäkirjojen kanssa. Tämä aika oli pois Marian varsinaisilta HR- ja markkinointitöiltä.

Telilällä pohdittiin pitkään, miten ongelma hoidettaisiin. “Mietittiin, voisivatko asentajat tehdä itse pöytäkirjat. Se aika tosin olisi pois laskutettavasta työstä. Itselleni ei tullut mieleenkään, että tähän voisi olla apuvälinettä.” taustoittaa Maria.

Ratkaisuehdotus

Huima on tehnyt yhteistyötä Telilän kanssa aiemmin, sillä huittislainen Sähköliike E.J. Lehto on nykyisin osa Telilää. Sähköliike E.J. Lehdolle on tehty lehti-ilmoituksia, esitteitä ja seinäkalentereita. 

Timo Huimalta ehdotti tapaamista Marialle, jotta he voisivat jutella mahdollisista yhteistyökuvioista. Helmikuussa 2023 lounaalla Maria sattumalta mainitsi käyttöönottotarkastuspöytäkirjojen tekemistä koskevasta ongelmasta. Yksityiskohtiin paneuduttiin tarkemmin ja nopeasti tuli selväksi, että yksinkertaisella työkalulla olisi mahdollista poistaa nyt tehtävä käsityö. Timo piirsi palaverin ja Marialta saamiensa tiedostojen pohjalta työkalun käyttöliittymän ja luonnosteli työnkulun järjestelmässä. 

 

Huiman malli

Telilässä pohdittiin asiaa ja saatua tarjousta. Todettiin, että järjestelmä maksaa itsensä takaisin ajan kuluessa säästyneinä työtunteina ja vähentyneenä työpaineena. Tarjous hyväksyttiin ja Huimassa Riikka alkoi työstää teknistä toteutusta.

Demoversio järjestelmästä saatiin valmiiksi elokuussa 2023. Testauksesta vastasi yksi asentaja ja Maria. Syksyn aikana tehtiin jatkokehitystä ja korjattiin koekäytön aikana ilmenneitä epäkohtia. Lokakuussa julkaistiin järjestelmästä valmis versio, “Huiman malli”.

Asentaja kirjaa työmaalla kännykällään järjestelmään mittausta koskevat tiedot, kuten mittaustyypin, infotekstin ja tarvittaessa erilliset huomiomerkinnät. Mittaria koskevat muistipaikkanumerot juoksevat pöytäkirjalomakkeella automaattisesti.

Mittarista puretaan mittaussuoritteet Excel-tiedostona tietokoneelle. Tiedosto ladataan järjestelmään pöytäkirjalomakkeelle. Työkalu yhdistää asentajan kirjaamat tiedot mittarin purkutiedoston kanssa. Käyttöönottotarkastuspöytäkirjasta on järjestelmässä valmis dokumenttipohja, johon lisätään mittauksesta kertyneet tiedot sekä milloin ja missä mittaus on suoritettu, ja kuka sen on tehnyt. Pöytäkirjasta tulostuu pdf-tiedosto, jonka voi arkistoida.

Helpottaa ja nopeuttaa toimintaa

Telilässä järjestelmää on käyttöönotettu pienellä porukalla. Maria ja asentajat ovat olleet tyytyväisiä. “Järjestelmä nopeuttaa asentajankin työtä, mutta erityisesti omaa työtäni. Pöytäkirjan valmistumiseen saattaa kulua vain viitisen minuuttia, jos pystyn käyttämään valmista pohjaa. Yksinkertainen työkalu ei kuitenkaan kokonaan poista käsityötä.” kertoo Maria. 

Todettuja hyötyjä järjestelmästä:

  • Kirjatut tiedot ja mittarista saadut tulokset yhdistyvät vaivattomasti.
  • Helpottaa ja nopeuttaa toimintaa
  • Paikkariippumaton. Maria voi tehdä pöytäkirjan Sastamalassa vaikka mittaus tapahtuisi Lohjalla - asentajalla on mahdollisuus ladata mittarista purkutiedosto SharePointiin, josta se saadaan heti järjestelmän käyttöön.
  • Pöytäkirjojen yhtenäinen ilme. Asiakirjat ovat aina samannäköiset ja siistit.

Huiman mallia otetaan Telilässä käyttöön laajemmin hiljalleen. “Osa asentajista jo odottaa järjestelmän käyttöönottoa. Aiomme järjestää asiasta asentajille oman sisäisen koulutuspäivän kun kiireet hellittävät. Tulevaisuudessa on tarkoitus, että “Huiman malli” on kaikilla asentajilla työkaluna.” kertoo  Maria. 

Jatkokehitystäkin on jo tulossa: järjestelmä on nyt sopiva kahden saman merkin mittarimallin kanssa - ne ovat käytössä Sastamalassa ja Lohjalla. Huittisissa on erimerkkiset mittarit käytössä ja sitä varten tehdään kehitystyötä, että kaikkien mittarien kanssa voidaan siirtyä käyttämään uutta järjestelmää.

Kokemuksia projektista

Timo sanoo, että Marian kertoman perusteella oli sujuvaa luonnostella sopiva sähköinen työkalu. Aktiivinen suunnittelu- ja tekovaihe ei Huiman päässä kestänyt kovin kauaa. “Ensimmäinen käyttöliittymäluonnos monipuolistui projektin edetessä. Työnkulku järjestelmässä etenee kuitenkin hyvin pitkälti alkuperäisen suunnitelman mukaisesti.” toteaa Timo.

Koko projekti on sujunut tosi hyvin, kertoo Maria. “Järjestelmää lähdettiin tekemään ihan tyhjästä. Lähtötilanteessa tuntui, että kuvailuni olivat epämääräisiä, mutta todella hienosti Timo hoksasi heti, mitä haetaan. Riikka on osannut hyvin toteuttaa järjestelmän luonnosten pohjalta. Heillä on osaaminen siitä, mihin kaikkeen koodaaminen taittuu ja myös ymmärrys siitä, mitä asiakas pyytää.”

Riikka kuvailee projektin olleen mieluisaa tekemistä: “Parhaita projekteja ovat ne, joissa oppii uutta. Koodarihommissa on helppoa käyttää vanhoja tuttuja toimintatapoja tai jatkaa olemassa olevan järjestelmän käytäntöjä, mutta aina välillä tulee eteen näitäkin hommia, että saa kokeilla uusia juttuja ja kehittää omaa osaamistaan.” Myös Marialta saatu palaute tuo hymyn huulille: “On aina hienoa kuulla, että omalla työllä on oikeasti merkitystä.”

Maria kehuu, että yhteistyö on ollut todella hyvää ja sujuvaa kaiken aikaa. “Kommunikointi ja yhteydenpito on ollut aktiivista jatkuvasti. Meitä ei ole unohdettu missään vaiheessa vaan on kysytty, että miten menee. Muutostoiveet on hoidettu heti samana tai seuraavana arkipäivänä. Ongelmatilanteissa Huimassa on pysytty rauhallisena ja lähdetty pikaisesti selvittämään, mistä on kyse.” 

“Olemme tyytyväisiä siihen, että lähdimme tähän yhteistyöhön Huiman kanssa. Olemme saaneet aika paljon enemmänkin kuin mitä lähdimme hakemaan. Voin suositella lämpimästi Huimaa muillekin yrityksille. Tällainen järjestelmä olisi hyvä ihan kaikille sähköurakointiyrityksille, sillä sama laki koskee kaikkia. Huimassa otetaan hienosti käyttäjä mukaan suunnitteluun, mikä on tärkeää järjestelmän onnistumisen kannalta.” toteaa Maria. 

Tehdäänkö teillekin sähköinen työkalu?