Case: Jarttu Oy - stoppi paperilappujen perässä juoksemiselle

Jarttu Oy:llä on pitkä kokemus erilaisista maanrakennustöistä. Yrityksen toimialaan kuuluvat teollisuuden pohjarakentaminen, maanalaisten putkistojen rakentaminen, maatalousrakentaminen, maa- ja vesirakentaminen, urakat yksityisasiakkaille sekä maa-ainestoimitukset ja -kuljetukset. Työntekijöitä on yli 20.

Kristiina Niemi

Kirjoittaja

21.09.2022

Toimitusjohtaja Kalle Jarttu tuskaili paperilappujen perässä juoksemista, erityisesti tuntilistat eivät pysyneet ajan tasalla. Kalle tutustui valmiisiin järjestelmiin, mutta niissä on ominaisuuksia, jotka eivät sovi omaan toimintaan. Eivätkä isot firmat noin vain lähde muokkaamaan järjestelmiään yksittäisten asiakkaiden vuoksi.

Asiasta tuli juttua huittislaisen yrittäjäkollegan kanssa - Tommi Haavisto silloiselta TRH-palveluilta kertoi, että heidän toimintaansa on helpottanut Huiman tekemä toiminnanohjausjärjestelmä. Kalle otti meihin yhteyttä ja yhdessä pohdittiin, miten Jarttu Oy:n käytössä olevat tutut rutiinit muutetaan paperilta sähköiseksi.

Toiminnanohjausjärjestelmä

Räätälöimme täysin Jartun prosesseihin sopivan toiminnanohjausjärjestelmän, jossa toimintoina ovat muun muassa:

  • Töiden kirjaukset
    • Työntekijä kirjaa työtunnit päivittäin projektikohtaisesti
    • Lisäksi kirjataan mm. tarvikkeet ja maa-ainekset, työkoneiden käyttö
  • Tarjouspyyntölomake verkkosivuilla - tarjouspyyntö tallentuu järjestelmään tarjousvaiheen projektiksi. Järjestelmä ilmoittaa uudesta tarjouspyynnöstä.
    • Tarjouspyyntöominaisuus hyödynnettävissä myös asiakaskäynnillä. Maastossa asiakkaan kanssa puhutut asiat kirjataan muistiin mobiililaitteilla ja jäävät tuoreeltaan muistiin projektitietoihin mahdollisten kuvien kanssa.
    • Muistio/tarjous lähetettävissä heti asiakkaalle, joka voi hyväksyä tarjouksen sähköpostissa olevasta linkistä.
    • Hyväksytty työ siirtyy käynnissä olevaksi projektiksi.

  • Asiakasprojektit sijaintitietoineen kartalla
    • Sijaintitiedot tallennettavissa gps:n avulla
  • Tuntiraportit
    • Työnjohtaja hyväksyy työntekijän työtunnit ja käytetyt vapaat/lomat ennen palkanmaksua
    • Hyväksytyt tiedot toimitetaan palkanlaskentaan
    • Työntekijä näkee kirjaushistoriansa (työtunnit, vapaat, lomat). Työnantaja näkee kaikkien työntekijöiden kirjaukset.
  • Tarkistuslistat
    • Valmiiden muistilistojen luonti ja liittäminen projekteihin. Työntekijät voivat kuitata listan kohteita suoritetuksi. Päiväys ja kellonaika jää muistiin.
  • Yhteenveto halutun aikajakson työkirjauksista: henkilötyötunnit, konetyöt, koneiden lisälaitteiden käyttö jne. Helppo seurata toteutuneita työtunteja ja koneiden käyttöä.
  • Projektiin liittyvät liitetiedostot ja kuvat yms. 
    • Maasto-/linjakuvia (esim. Tässä menee sähköjohto, älä kaiva tästä)
  • Työntekijöiden luvat ja voimassaoloajat
    • Muistuttaa ennakkoon vanhenevista luvista
  • Koneet ja laitteet kategorioittain
    • Huoltokirja ja huoltomuistutukset

Toiminnanohjausjärjestelmän lisäksi olemme tehneet Jarttu Oy:lle verkkosivut jarttuoy.fi ja ruoppauskoskinen.com.

Palaute

“Järjestelmä on ollut käytössä vuodesta 2019 ja se on toiminut arjessa erittäin hyvin. Oli oikein hyvä ratkaisu tehdä järjestelmä siltä pohjalta, miten oli jo aiemmin totuttu tekemään paperilla. Toiminnassa ja prosesseissa ei tarvinnut muuttaa mitään ja nyt tuntilistaukset yms. tiedot ovat heti ajan tasalla. 

Tällä hetkellä järjestelmästä ei ole yhteyksiä muihin järjestelmiin, kuten laskutukseen, mutta niidenkin vuoro voi vielä tulla. Suunnitteilla on muokata järjestelmää ja lisätä siihen toimintoja.

Huimassa on tehty kaikki, mitä on sovittu ja olemme tyytyväisiä kaikin puolin. Aiomme ilman muuta jatkaa yhteistyötä. Voin suositella yhteistyötä Huiman kanssa muillekin.”

-Kalle Jarttu

 

Räätälöidäänkö teillekin oma toiminnaohjausjärjestelmä?