Case: Räätälöidyt digityökalut helpottavat Panelian Terästyön päivittäistä tekemistä
Työmääräimet, lähetyslistat, kalenteri ja työntekijöiden luvat yhdessä paikassa yrityksen intrassa – ilman paperisirkusta ja turhaa säätöä. Ajantasainen tieto säästää aikaa, helpottaa työnjohtoa, nopeuttaa laskutusta ja tuo varmuutta päivittäiseen tekemiseen.
Panelian Terästyö Oy on Harjavallassa toimiva tilauskonepaja, joka palvelee keskiraskaaseen konepajateollisuuteen kuuluvia asiakkaita. Yrityksen erikoisosaamista ovat projektiluontoiset investointihankkeet sekä suurteollisuuden kunnossapito- ja seisokkityöt. Panelian Terästyön vahvuuksiin kuuluvat joustava palvelu, kokenut henkilökunta ja tarkka turvallisuuskulttuuri, joka näkyy kaikessa tekemisessä.
Lähtötilanne: arki täynnä lappuja ja muistettavaa
Ennen digitalisointia arki pyöri pitkälti paperisten lomakkeiden varassa. Haasteet näkyivät erityisesti ajankäytössä. Lisäksi työnjohdon ja laskutuksen näkökulmasta tieto oli hajallaan.
Työmääräimet ja lähetyslistat täytyi tilata painotuotteena. Jos paperinen lomake piti lähettää sähköpostin liitteenä, se piti ensin skannata ja siihen kului aikaa. Lähetyslistoissa asiakkaan kappale ei aina saapunut varastolta osto-osastolle, joka tarvitsi lähetyslistan laskun liitteeksi. Tämä teki prosessista hitaan ja epävarman. Laskutuksen seuraaminen vaati muistamista sekä perään kyselyä. Aiemmin myös työntekijöiden luvat (esim. tulityölupa) vaativat jatkuvaa tarkistamista.
“Arjen haasteiden vuoksi totesimme, että olisi hyvä tehdä asialle jotakin. Digityökalut ovat tätä päivää.” – Timo Vuorisalo, projekti- ja tuotantovastaava Panelian Terästyö Oy:ssä
Miksi päädyttiin räätälöityyn ratkaisuun?
Yritys kartoitti erilaisia valmiita järjestelmiä, mutta ne eivät vastanneet täysin arjen tarpeita. Kaikki vaihtoehdot olisi pitänyt räätälöidä erikseen. Tärkeimpiä kriteereitä olivat tuntimäärien joustavuus ja työmääräinten hallinta, erityisesti alihankkijoiden osalta. Lisäksi haluttiin, että järjestelmä noudattaisi yrityksen omaa toimintamallia, eikä päinvastoin.
Keskeiset syyt räätälöintiin:
- Toimintamalli on yritykselle ominainen
- Kaikkia tarvittavia toimintoja ei saanut samaan järjestelmään
- Työkalujen haluttiin tukevan työtä – ei vaikeuttavan sitä
Huima oli yritykselle tuttu yhteistyökumppani - aiemmin oli tehty mm. printtituotteita ja tilattu painotuotteita. Lisäksi hyvät referenssit loivat luottamusta, joten Huima valittiin toteuttamaan digitalisointityö.
“Ei haluttu sovittaa toimintaa ohjelmaan – vaan ohjelma toimintoon.” – Timo Vuorisalo
Mitä tehtiin – sähköiset työkalut arjen ytimeen
Yhdessä rakennettiin verkkopohjainen kokonaisuus, joka kattaa useita arjen ydintoimintoja:
- Työmääräimet: Päivittäinen työkalu, jossa työt kirjataan selkeästi ja ajantasaisesti. Helppo jakaa alihankkijoille ja muokata tarvittaessa.
- Lähetyslistat: Sähköiset lähetyslistat korvasivat paperit ja helpottavat toimitusten seurantaa.
- Kalenteritoiminto: Työt, lomat, resurssit ja aikataulut yhdessä näkymässä. Henkilöstöresurssit voidaan varata nimellä tiettyyn työhön. Lomat ja vapaat näkyvät selkeästi, ja työvuorot sekä tulevat tehtävät voidaan suunnitella etukäteen.
- Työntekijöiden lupien seuranta: Kaikki tarvittavat luvat (esim. tulityölupa) voidaan tarkistaa yhdestä paikasta.
- Alihankkijoiden työmääräimet ja kulut: Kirjautuvat suoraan järjestelmään, jolloin hyväksyntä ja laskutus nopeutuvat.
Käyttöönotto – yllättävän sujuvaa
Yhteistyö Huiman kanssa tuntui heti luontevalta. Keskusteluyhteys varmisti, että projektissa kaikki sujui suunnitellusti, vaikka digitoimiston arki eroaa melkoisesti tilauskonepajan arjesta. Huima osasi kysyä paljon kysymyksiä ja ymmärsi asiakkaan tarpeet hyvin.
“Projektin aikana yhteistyö Huiman kanssa sujui hyvin ja aikatauluista pystyttiin sopimaan tilanteen mukaan.” – Timo Vuorisalo
Uuden järjestelmän käyttöönottoa saatettiin aluksi jännittää, mutta käytännössä muutos oli sujuvaa ja helppoa. Selkeiden ohjeiden avulla kaikki käyttäjät pääsivät nopeasti alkuun.
- Työkalut suunniteltiin käyttäjälähtöisesti
- Muokkauksia tehtiin käyttöönoton aikana
- Järjestelmä istui luontevasti arkeen
- Käyttö opittiin nopeasti
Suurin hyöty – mitä muuttui oikeasti?
Järjestelmä seuraa työn etenemistä, tukee alihankkijoiden hallintaa ja tekee arjesta selkeämpää ja ennakoitavampaa. Käyttöönoton jälkeen arki on selkeästi sujuvoitunut. Paperinpyöritys on vähentynyt ja muistettavia asioita on vähemmän. Työmääräimet ja lähetyslistat voidaan laatia ja lähettää nopeasti, mikä vähentää virheitä ja epäselvyyksiä. Kaikki tieto löytyy yhdestä paikasta, eikä sitä tarvitse odotella tai etsiä. Hyväksyntäprosessit ovat nopeutuneet, ja ajantasainen tieto on kaikkien saatavilla.
Laskutus on nopeutunut merkittävästi: kuukausittaista laskutusta varten kaikki tarvittava löytyy intrasta, jälkihinnoitteluun kuluva aika on lyhentynyt viikoilla, ja myös myöhemmin esiin tuleviin kysymyksiin voidaan vastata nopeasti ilman mappien selailua. Alihankintaketjun tiedonkulku on selkeämpää ja läpinäkyvää. Alihankkijat kirjaavat omat kulunsa suoraan järjestelmään, ja työmääräimet sekä kulut hyväksytään sähköisesti. Näin kaikki osapuolet saavat tiedot heti käyttöön, mikä nopeuttaa laskutusta ja vähentää epävarmuutta.
Työnjohdon arki on helpottunut. Tiedot ovat yksiselitteisiä ja useamman toimihenkilön käytettävissä, joten esimerkiksi poissaolotilanteissa kuka tahansa voi tarkistaa tarvittavat asiat järjestelmästä. Kalenteri ja lupien seuranta yhdessä tuovat selkeyttä ja hallittavuutta aikataulutukseen ja resursointiin: lomat, vapaat päivät ja työvuorot näkyvät selkeästi, henkilöstöresurssit voidaan varata nimellä tiettyyn työhön, ja kaikki tarvittavat luvat, kuten tulityöluvat, voidaan tarkistaa yhdestä paikasta. Näin työnjohto näkee yhdellä silmäyksellä, kuka on käytettävissä ja onko kaikilla työn tekemiseen tarvittavat luvat ja välineet kunnossa.
Käyttäjien kokemus on yksiselitteinen: järjestelmä tukee päivittäistä työtä, vähentää epävarmuutta ja tuo ennakoitavuutta arkeen. Kaikki tarvittava tieto löytyy yhdestä paikasta, mikä säästää aikaa ja tuo varmuutta päivittäiseen tekemiseen. Lisäksi käyttöoikeudet on määritelty roolin mukaisesti, joten jokainen näkee ja tekee juuri ne asiat, jotka kuuluvat hänen tehtäviinsä.
“Yksi epävarmuus on poistunut – ei tarvitse enää odottaa tai kysellä perään, tieto on ajantasainen ja helposti käytettävissä. Kaikki tarvittava löytyy yhdestä paikasta.” – Timo Vuorisalo
Katse eteenpäin
Nyt arki on selkeämpää ja yrityksessä voidaan keskittyä olennaiseen eli itse työhön.
“Kaikki käyttäjät ovat tyytyväisiä, järjestelmä on oikein hyvä ja projekti on tähän asti täyttänyt tehtävänsä.” – Timo Vuorisalo
Tulevaisuudessa järjestelmään liitetään myös kaluston hallinta. Pakettiautot, kuorma-auto, trukit ja suuremmat työkoneet voidaan liittää työkalenteriin, seurata huoltoja, katsastuksia ja renkaiden kuntoa sekä hallita vikailmoituksia ja varaosatilauksia. Näin kaluston ja henkilöstön aikataulut näkyvät yhdellä silmäyksellä, mikä helpottaa arjen suunnittelua ja tuo lisää selkeyttä.
“Suosittelemme muillekin vastaavia ratkaisuja – hinta-laatusuhde on kohdallaan ja yhteistyö toiminut erinomaisesti.” – Timo Vuorisalo