Case: PihaSuomelan toiminnanohjausjärjestelmä
Toteutimme huittislaiselle PihaSuomelalle, piha- ja viherrakentamiseen erikoistuneelle yritykselle, räätälöidyn toiminnanohjausjärjestelmän toimintaa tehostamaan.
PihaSuomela, pihasuomela.fi, on kasvattanut jatkuvasti liiketoimintaansa. Yritystoiminta on aloitettu vuonna 2006 toiminimellä ja muutettu osakeyhtiöksi vuonna 2012. Yritys suunnittelee ja toteuttaa erilaisia pihakokonaisuuksia sekä tekee pihan hoitoon liittyviä toimia. Erilaisten jätevesijärjestelmien asennukset ja monenlaiset kiinteistöhoidon työt kuuluvat myös heidän palveluihinsa.
PihaSuomela työllistää tällä hetkellä yrittäjäpariskunta Mari ja Juha Suomela mukaan luettuna 12 henkilöä. Kesäisin sesonkiaikaan työntekijöitä on vielä enemmän. Toimialue on laaja, töitä on tehty Hangossa, Kauhavalla ja Nurmijärvellä asti. Työkohteita on Satakunnassa, Pirkanmaalla, Etelä-Suomen saaristossa ja pääkaupunkiseudulla.
Oikean vaihtoehdon pohdinta
Toiminnanohjausjärjestelmää pohdittaessa Suomelat selvittivät ja pohtivat eri vaihtoehtoja. “Mietin erilaisia vaihtoehtoja, kaupallisia järjestelmiä, ja tutkin niiden ominaisuuksia. Lisäksi kyselin huittislaisilta yrityksiltä kokemuksia järjestelmistä, joita heillä on käytössä.” Juha sanoo.
Mari kertoo, että tuttujen, paikallisten yrittäjien suosittelulla oli päätöksentekoon merkitystä: “Jarttu Oy:n Kalle Jarttu ja silloisen TRH-palvelu Oy:n, nykyisin osa Kotikatu Jokilaakso Oy:tä, Tommi Haavisto kertoivat olevansa tyytyväisiä Huiman heille räätälöimiin toiminnanohjausjärjestelmiin. Siten mekin päädyimme ottamaan yhteyttä ja pyytämään tarjouksen Huimalta.”
Huiman toteuttama järjestelmä on hyvä, sillä se on räätälöity asiakkaalle sen mukaan, mikä on todellinen tarve. “Räätälöity järjestelmä oli meidän tarpeisiin ehdottomasti järkevin. Piharakentaminen on oman tyylistä hommaansa eikä valmiita järjestelmiä ole tehty meidän alallemme. Räätälöimällä saimme oman yrityksen näköisen järjestelmän.” toteaa Juha.
Ratkaisi haasteet
PihaSuomelan toiminnanohjausjärjestelmä on käytännöllinen ja nopeuttanut toimintaa. Juha käyttää järjestelmää töiden kirjaamiseen, Mari töiden tekemisen jälkeen laskutukseen.
Järjestelmällä seurataan tehtyjä työtunteja ja sieltä saadaan tuntien yhteenvetolistat työntekijöittäin ja projekteittain. Järjestelmässä on myös projektien tiedot, koneet ja tarvikkeet, asiakkaat, käyttäjä ja kiinteistöhuollon työt. Tehtyjä työtunteja ja työhön kuluneita tarvikkeita seurataan laskutusta varten. Järjestelmään voidaan merkitä myös kuljetusfirmat, jotka kuljettavat materiaaleja työkohteisiin. Siten Mari tietää, mistä yrityksestä odottaa laskua.
Juha kertoo: “Hetki meni, että totuimme järjestelmän käyttöön ja saimme kaiken toimimaan siten kuin piti. Aiemmin meillä oli haasteena se, että tuleeko kaikki tehdyt työt ja materiaalit kirjattua ylös. Nyt projektien kustannukset - mm. työtunnit ja käytetyt materiaalit - kirjataan reaaliajassa työkohteessa kännykällä järjestelmään. Laskutuksessa pystytään huomioimaan kaikki kulut ja laskutus on nopeampaa - ennen odotettiin kuun loppuun.”
“Alku on aina hankalaa kun kokeillaan uutta, mutta se oli mielenkiintoista. Olen tyytyväinen, että lähdimme räätälöimään omaa järjestelmää Huiman kanssa. Järjestelmä on ollut hyvä - pieniä fiksauksia ja muutoksia on tehty matkan varrella.” Mari kertoo. Järjestelmässä on jo syötettynä paljon tarvikkeita, mutta niitä tullaan syöttämään vielä lisää. Työmaalla työntekijät merkkaavat, että mitä tarvikkeita ja paljonko ovat käyttäneet. Lisäksi he kirjaavat henkilö- ja konetyötunnit sekä sen, millä koneella ja paljonko on tehty töitä.
“Järjestelmä on mainio ja helpottanut toimistotyötä sekä laskujen tekoa. Nykyään salapoliisityöhön ei enää mene aikaa kun tarvikkeet ovat nyt kaikilla samalla nimikkeellä valittavissa alasvetovalikosta - aiemmin paperilapuilla oli työntekijöiden käytössä useita eri termejä ja niiden selvittely vei aikaa. Asiakkaan tiedoista näkee reaaliajassa yhteenvedon projektista ja voi sen tiedon avulla laskea sitten euromääräisesti, missä vaiheessa mennään. Laskua Passeliin tehdessä voi keskeyttää homman ja palata myöhemmin - järjestelmän avulla tietää, mistä jatkaa. Muistiinpanot-kohdasta tykkään - jokaiseen projektiin voi merkitä ylös mm. laskutuksessa huomioitavia asioita.” kiittelee Mari.
Kustannukset järkihintaisia
Valmiin järjestelmän käyttöönotto voi tuntua houkuttelevalta ja edullisemmalta. “Järjestelmän luominen on aluksi melko iso investointi, mutta sen jälkeen järjestelmä on vuositasolla järkihintainen. Pitkässä juoksussa muiden vaihtoehtojen lisenssi-/ käyttäjämaksut voivat tulla lopulta kalliimmaksi. Lisäksi omaa järjestelmää on helppo muokata ja kehittää lisää muuttuvien tarpeiden mukaan. Valmiin järjestelmän muokkaaminen omien tarpeiden mukaiseksi voi osoittautua paljon vaikeammaksi.” Juha pohtii.
“Olemme kaikin puolin tyytyväisiä Huiman toimintaan. Olemme aina saaneet hyvää asiakaspalvelua. Tapaamisia joskus siirrettiin meidän kiireiden vuoksi, mutta Huiman puolelta joustettiin hienosti. Palavereissa oli aina hyvä henki ja rohkeni kysyä kaikenlaista - “tyhmiäkin” kysymyksiä. Osa työntekijöistäkin oli mukana käyttökoulutuksessa ja he ovat puolestaan kouluttaneet muita työntekijöitä järjestelmän käytössä. Työntekijätkin ovat tykänneet järjestelmästä vaikka joskus voi tulla kysymyksiä, että miten jokin asia kirjataan.” Mari kommentoi.