Takkuavatko prosessit?

Yritätkö hallita toimintaa paperitulosteilla ja Excel-tiedostoilla? Meneekö työaikaa hukkaan pyöritellessäsi samoja tietoja tai etsiessäsi tietoja jostakin? Onko vaikeaa pysyä kärryillä tietyistä asioista?

Kristiina Niemi

Kirjoittaja

02.09.2022

Käytätkö kankeaa valmisohjelmistoa, joka ei taivu omaan toimintaasi vaan joudut muokkaamaan omia prosessejasi? Joudutko maksamaan järjestelmän lisäominaisuuksista erillisiä kuukausimaksuja? 

Haluaisitko käyttää kaikkeen säätämiseen kuluvan työajan johonkin tuottavampaan?

Jos vastasit kyllä, voimme auttaa! Toteutamme yrityksen toimialaan ja toimintaprosesseihin räätälöidyn nettipohjaisen työkalun - toiminnanohjausjärjestelmän, joka toimii aina myös mobiilisti. Olemme toteuttaneet nettipohjaisia työkaluja yrityksille mm. työtehtävien, työaikojen, projektien ja tilojen hallintaan. 

Järjestelmällä ohjataan toimintaa ja siihen voidaan tehdä erilaisia automatisointeja prosessien tehostamiseksi. Tarpeiden ilmaantuessa ja muuttuessa järjestelmää pystytään muokkaamaan ja kehittämään lisää. Eikä se sisällä mitään hankalia, ylimääräisiä toimintoja, joita et oikeasti tarvitse. Eri järjestelmien, esim. laskutusjärjestelmän ja toiminnanohjausjärjestelmän, välille voidaan tehdä integraatioita, jotka helpottavat ja nopeuttavat toimintaa. 

Asiakkuudenhallinta

Ovatko tiedot asiakkaista yrittäjän tai yksittäisten myyjien päässä? Mitä tapahtuu, jos myyjä jääkin esim. pitkälle sairauslomalle? Asiakkuudenhallintajärjestelmä voi sisältää mm. seuraavia ominaisuuksia:

  • Asiakkaan luominen, tietojen lisääminen ja muuttaminen
  • Kontaktien kirjaaminen, kaupat, projektien tiedot
  • Myyjäkohtaiset tilastot kaupoista
  • Tarjouksen tekemiseen tehtävän työn selitys sekä tarjotuille tuotteille omat rivit
  • Tarjouksen lähettäminen asiakkaalle sähköpostitse suoraan ohjelmasta - tarjouksesta voi luoda myös pdf-tiedoston

Projektinhallinta

Seuraatko eri projekteja projektikohtaisista Excel-taulukoista? Joudutko tekemään projekteista yhteevetoja vielä yhteen Exceliin? Toiminnanohjausjärjestelmä ratkaisee tämän ongelma - on vain yksi paikka, johon kaikki kirjaavat kaikki tiedot. Kun tiedot ovat kootusti samassa paikassa, saadaan sieltä luotua tarvittavia raportteja. 

  • Muistilistat esim. projektin aloitukseen tms. Muistilistan voi liittää projektiin ja sen sisältöä voi kuitata tehdyksi projektin edetessä.
  • Projektimateriaalien ja -tiedostojen tallennus projektin yhteyteen. Esim. työntekijät voivat ottaa kuvia ja liittää ne suoraan projektiin.
  • Työntekijöiden tuntilistat halutun aikavälin mukaisesti tai projektikohtaisesti.
  • Projektien tuntilistat. Sisältää esim. tunnit työntekijöittäin ja käytetyn kaluston mukaan. Lisäksi yhteenveto projektissa käytetyistä materiaaleista.

Työnjako, töiden seuranta, työajanseuranta

Haluaisitko helposti ja nopeasti saada selville laskutusta varten käytetyt työtunnit ja tarvikkeet? Täyttävätkö työntekijät tuntejaan lippulappusille, jotka ovat kadonneet juuri kun niitä tarvittaisiin? Tai osa tiedoista puuttuu? Joudutko kyselemään tuntikirjausten perään? 

Toiminnanohjausjärjestelmällä pystyt hallinnoimaan työkohteita ja niissä tarvittavaa työvoimaa. Työntekijä voi kirjata tunnit kännykällään jo työpäivän aikana työkohteessaan.

  • Työnjohtaja voi jakaa työtehtäviä työntekijöille, jotka näkevät omat työtehtävät kännykästään. Työn suorituksen jälkeen kirjataan tehdyt tunnit, käytetyt laitteet / aineet ja kuitataan työ valmiiksi. Työtehtävät menevät lukkoon kun joku muu muokkaa niitä. 
  • Valmiiksi kuitatut työt voidaan viedä suoraan laskutusjärjestelmään, mikäli käytössä oleva laskutusohjelma sen mahdollistaa. Pienetkin työt tulee helposti kirjattua ylös ja myös laskutettua, jolloin tuottoakin syntyy enemmän.
  • Töiden tuntihinnat on syötettävissä työn tyypin mukaisesti. Hinnat määriteltävissä myös kalustolle.
  • Töihin voidaan merkitä, että onko kyseessä laskutus- vai urakkatyö.Työtehtäviin voidaan merkitä tilaaja ja hänelle lähtee automaattisesti ilmoitus sähköpostilla kun työ on valmis. Asiakaskohtaiselle työkohteelle voidaan tallentaa dokumentteja ja merkitä muistiinpanoja.
  • Järjestelmä voi seurata erilaisia kausitöitä, kuten auraukset, hiekoitukset, nurmikonleikkuut, suodatinvaihdot. Töille on myös määritelty ajat, kuinka usein ne pitää suorittaa tai tarkistaa. 
  • Työntekijöillä on käytössä lomalista, jossa ylläpidetään kaikkien lomia. Työtehtäviä ei voi ohjata työntekijälle, joka on kyseisenä aikana lomalla. 

Resurssien seuranta ja hallinta

Toiminnanohjausjärjestelmän avulla voit seurata erilaisia resursseja. Pienetkin materiaalimäärät on helpommin laskutettavissa asiakkaalta kun ne on heti työnteon jälkeen kirjattu järjestelmään. 

  • Kun työtehtävään merkitään käytetyksi esim. pesuainetta, voi käyttäjä skannata puhelimella pesuaineen viivakoodin, jolloin järjestelmä osaa automaattisesti hakea aineen ja sen laskutushinnan työlomakkeelle. 
  • Kalustoluetteloon voi merkitä työkoneet ja näille huollot ja vikailmoitukset. Korjaajat ne hoidetuksi kun ovat tehneet tarvittavat työt.
  • Kalustoluettelon työkoneille voi merkitä huoltoajat ja tehtävät huollot. Järjestelmä lähettää xx päivää aikaisemmin muistutukset huollosta. Korjaajat kirjaavat tehdyn työn ja merkitsevät seuraavan huoltoajan.

Muita ominaisuuksia

Yrityksen toimintaprosesseista riippuen järjestelmään voidaan luoda erilaisia ominaisuuksia kuten 

  • Tavalliset henkilöt voivat tehdä vikailmoituksia nettisivujen kautta. Työnjohtajat jakavat työlistalta tehtävät tekijöille (tai osa automatisoidusti).
  • Järjestelmään voidaan lisätä esim. ulkopuolisia isännöitsijöitä, jotka rajoitetuilla tunnuksilla pääsevät lisäämään töitä suoraan työlistaan ja näkemään niiden edistymisen (vain omat kiinteistönsä).
  • Sopimusviljelijät pääsevät näkemään jokaisen perunakuorman tiedot ja pystyvät tilaamaan esim. lannoitteita oikean määrän.

Mitä kustantaa?

Yritykselle räätälöity toiminnanohjausjärjestelmä tietenkin maksaa rahaa, mutta se myös säästää aikaa ja aika on rahaa. Saman työn tekeminen useaan kertaan (esim. paperilta tietojen siirto Exceliin ja sieltä laskutusjärjestelmään) on tehotonta ja vie aikaa muilta, tuottavammilta, töiltä. Toiminnan tehostumisesta saadaan melkoinen ajan- ja rahansäästö pitkällä aikavälillä. 

Toiminnanohjausjärjestelmää luotaessa voidaan ensin aloittaa tärkeimmistä ominaisuuksista ja pikkuhiljaa toteuttaa lisää toimintoja ja ominaisuuksia. Näin on toimittu monen asiakkaan kohdalla. Tällöin aloituskustannus on huomattavasti pienempi ja käyttöönotto yksinkertaisempi. Kustannukset myös jakautuvat pidemmälle ajalle. 

Tärkeää on aluksi tarkkaan keskustella asiakkaan prosesseista, tarpeista ja toiveista. Tällöin voimme miettiä, että miten voisimme tarvitut ominaisuudet toteuttaa mahdollisimman hyvin ja edullisesti. 

Järjestelmän luomisen jälkeen alkavat juosta kuukausittaiset ylläpitokulut, jotka kattavat palvelintilan, varmuuskopioinnin, tietoturvapäivitykset ja käyttötuen. Jos käyttäjiä on kohtuullinen määrä (max. 50), ei tarvitse maksaa mitään "lisenssi-/ käyttäjäkohtaisia" maksuja.

Otetaanko takut pois prosesseista?