Verkko­sivu­projektin aluksi

Projektin käynnistysvaiheessa määritellään verkkopalvelun tavoitteet, kohderyhmät ja sisältö. Asiakkaan kannattaa pohtia näitä jo etukäteen ennen kuin lähettää tarjouspyyntöjä digitoimistoille. 

Yleensä kysymme seuraavia asioita:

• Millaiset verkkosivut ovat tarpeen? Yrityksen esittelysivut, verkkokauppa, keskustelufoorumi...? Sivuilla kerrotaan yrityksestä ja tuotteista/palveluista, mutta onko muitakin tavoitteita, esim. liidien generoiminen, kaupankäynti verkossa...? 
• Ketkä ovat asiakkaita ja muita kohderyhmiä? Mitä he arvostavat ja mitä odottavat verkkosivuilta?
• Millainen budjetti verkkosivuprojektiin on käytettävissä? Yksinkertaisen one page -sivuston ja laajan, täysin räätälöidyn sivuston hinnoissa on eroa.

• Tehdäänkö kokonaan uudet, jolloin varataan uusi domain eli verkkotunnus (esim. .fi-päätteinen osoite sivustolle)?
• Palvelintila/webhotelli: Onko jo olemassa palvelintila, jolle verkkosivut tallennetaan? Vai laitetaanko sivut meidän palvelimellemme (kuukausilaskutus)?
• Mistä verkkosivuista pidätte? Onko olemassa tiettyjä sivustoja, jotka ovat miellyttäviä visuaalisesti, toiminnallisuudeltaan, sisällöltään? Mitkä sivustot ovat mielestänne epäonnistuneita?
• Visuaalinen ilme - millaiselta sivujen pitäisi näyttää? Onko yrityksellä olemassa graafinen ohjeistus, logo, tietty värimaailma?
• Mitä sivuilla kävijän pitäisi pystyä tekemään? Millaisia lomakkeita, toiminnallisuutta tms. halutaan sivuille? Tarvitaanko monikieliset sivut?
• Onko jo olemassa sisältömateriaalia, jota voidaan hyödyntää - aiemmilta sivuilta, muista dokumenteista kuten esitteistä? Tekstejä, kuvia, videoita? Luodaanko kokonaan uutta sisältöä? Tekstejä varten voidaan esim. tehdä haastatteluja avainhenkilöille. Hyödynnetäänkö kuvapankkikuvia tai onko tarpeen palkata ammattikuvaaja?
• Muuttuuko sivujen sisältö usein? Onko teillä osaamista päivittämiseen?

Kiinteistökaupoissa kolmen ässän sääntö tarkoittaa, että tärkeintä on sijainti, sijainti ja sijainti. Verkkosivuilla sisältö, ulkoasu ja toiminnallisuus ovat melkeinpä samassa . Niiden miettimiseen kannattaa uhrata tovi jos toinenkin. Voimme myös pitää yhdessä työpajan, jossa tarvittavia asioita, kuten sisältöä sekä teknisiä, toiminnallisia ja visuaalisia tekijöitä, määritellään yhdessä. 

Alkuvaiheen keskustelujen pohjalta saamme kuvan siitä, mitä pitäisi tehdä ja sen pohjalta voimme tehdä tarjouksen verkkosivuprojektista. Siitä käy ilmi, mitä ja miten tehdään sekä mihin hintaan. Lisäksi on määritelty vastuualueet esim. sisällöntuottamisen osalta. Hyväksytty tarjous on sitova ja toimii sopimuksena.

Yleensä kaiken olisi pitänyt olla jo eilen valmiina, mutta suunnitteluun, sisällön luomiseen ja toteutukseen kuluu aikaa. Aikatauluun vaikuttaa paljon myös työnjako eli kuka tekee mitäkin. Milloin yritys haluaa, että verkkosivut ovat valmiina? Paljonko ollaan valmiita tekemään itse vs. antamaan muille tehtäväksi? 

Asiakkaan aktiivisuudella on tärkeä rooli ja kalenterista pitää varata aikaa projektille. Laadukkaat verkkosivut eivät onnistu ilman asiakkaan panosta, sillä sivustoa varten tarvitaan paljon tietoja mm. yritykseen ja alaan liittyen sekä materiaaleja, kuten tekstejä ja kuvia. Lisäksi asiakkaalta kysytään kommentteja ja pyydetään hyväksyntää eri vaiheissa. 

Meidän rooli digitoimistona on suunnitella ja toteuttaa mahdollisimman laadukkaat, toimivat ja visuaalisesti miellyttävät verkkosivut asiakkaan tarpeiden mukaisesti. Tietenkin on myös pysyttävä sovitussa aikataulussa ja oltava asiakkaaseen aktiivisesti yhteydessä.

Pari-kolme kuukautta on ainakin hyvä varata projektille. Aikaa pitää varata enemmän, jos on kyse isosta kokonaisuudesta. Jos asiakas on kiireinen eikä ehdi esim. antaa kommentteja pyydettäessä, projekti voi viivästyä ja jäädä välitilaan odottelemaan seuraavaa steppiä.

Yhteisiin palavereihin olisi molempien osapuolten hyvä ehtiä osallistua ja lisäksi vastata sähköposteihin ja puheluihin kohtuullisessa ajassa. Yhteydenpito puolin ja toisin on tärkeää ja on huomioitava ilmoittaa esim. loma-ajat hyvissä ajoin, jotta projektin eteneminen voidaan suunnitella ne huomioiden.