Mitä kaikkea pitää ottaa huomioon verkkosivuprojektissa?
Yrityksissä on paljon pohdittavaa kun harkinnassa ovat uudet verkkosivut: mitä, miksi ja kenelle (kohderyhmät) tehdään? Lisäksi pitää miettiä aikataulua, resursointia ja teknisiä asioita. Ja projektia toteuttamaan pitäisi valita sopiva yhteistyökumppani.
Tarvittavat tiedot
Projektin käynnistysvaiheessa määritellään verkkopalvelun tavoitteet, kohderyhmät ja sisältö. Asiakkaan kannattaa pohtia näitä jo etukäteen ennen kuin lähettää tarjouspyyntöjä digitoimistoille.
Yleensä kysymme seuraavia asioita:
Kiinteistökaupoissa kolmen ässän sääntö tarkoittaa, että tärkeintä on sijainti, sijainti ja sijainti. Verkkosivuilla sisältö, ulkoasu ja toiminnallisuus ovat melkeinpä samassa . Niiden miettimiseen kannattaa uhrata tovi jos toinenkin. Voimme myös pitää yhdessä työpajan, jossa tarvittavia asioita, kuten sisältöä sekä teknisiä, toiminnallisia ja visuaalisia tekijöitä, määritellään yhdessä.
Alkuvaiheen keskustelujen pohjalta saamme kuvan siitä, mitä pitäisi tehdä ja sen pohjalta voimme tehdä tarjouksen verkkosivuprojektista. Siitä käy ilmi, mitä ja miten tehdään sekä mihin hintaan. Lisäksi on määritelty vastuualueet esim. sisällöntuottamisen osalta. Hyväksytty tarjous on sitova ja toimii sopimuksena.
Aikataulu ja roolit
Yleensä kaiken olisi pitänyt olla jo eilen valmiina, mutta suunnitteluun, sisällön luomiseen ja toteutukseen kuluu aikaa. Aikatauluun vaikuttaa paljon myös työnjako eli kuka tekee mitäkin. Milloin yritys haluaa, että verkkosivut ovat valmiina? Paljonko ollaan valmiita tekemään itse vs. antamaan muille tehtäväksi?
Asiakkaan aktiivisuudella on tärkeä rooli ja kalenterista pitää varata aikaa projektille. Laadukkaat verkkosivut eivät onnistu ilman asiakkaan panosta, sillä sivustoa varten tarvitaan paljon tietoja mm. yritykseen ja alaan liittyen sekä materiaaleja, kuten tekstejä ja kuvia. Lisäksi asiakkaalta kysytään kommentteja ja pyydetään hyväksyntää eri vaiheissa.
Meidän rooli digitoimistona on suunnitella ja toteuttaa mahdollisimman laadukkaat, toimivat ja visuaalisesti miellyttävät verkkosivut asiakkaan tarpeiden mukaisesti. Tietenkin on myös pysyttävä sovitussa aikataulussa ja oltava asiakkaaseen aktiivisesti yhteydessä.
Pari-kolme kuukautta on ainakin hyvä varata projektille. Aikaa pitää varata enemmän, jos on kyse isosta kokonaisuudesta. Jos asiakas on kiireinen eikä ehdi esim. antaa kommentteja pyydettäessä, projekti voi viivästyä ja jäädä välitilaan odottelemaan seuraavaa steppiä.
Yhteisiin palavereihin olisi molempien osapuolten hyvä ehtiä osallistua ja lisäksi vastata sähköposteihin ja puheluihin kohtuullisessa ajassa. Yhteydenpito puolin ja toisin on tärkeää ja on huomioitava ilmoittaa esim. loma-ajat hyvissä ajoin, jotta projektin eteneminen voidaan suunnitella ne huomioiden.
Seuraavassa blogikirjoituksessa sukelletaan syvemmälle projektin eri vaiheisiin ja niissä mahdollisesti tuleviin viivästyksiin.
